מדוע כדאי לבחור מערכת מכירות שהיא חלק ממערכת CRM?

המטרה המרכזית של כל עסק היא למכור כמה שיותר ולהגדיל את מספר הלקוחות ככל שניתן. לצורך העניין נהוג להשתמש במערכות למיניהן שאמורות לעזור לצוותי המכירה. אך נשאלת השאלה איזו מערכת אכן מציעה לעובדים ולמנהלים את המקסימום ותורמת לכל היבטי המכירה? כפי שתבינו מייד, התשובה היא מערכת מכירות שהינה חלק בלתי נפרד ממערכת CRM מתקדמת.

מערכת מכירות מבוססת  CRM- והמכירות נוסקות למעלה

נקודת המפתח בכל תהליך מכירה היא כמובן להיות כמה שיותר מוכוונים לצרכי הלקוח הספציפי שנמצא מולנו. זוהי הדרך הבטוחה לשפר את הסיכוי למכירה וזוהי בדיוק הסיבה מדוע חשוב לבחור מראש במערכת מכירות על בסיס CRM . באמצעות מערכת משולבת שכזאת אתם יכולים להיות בטוחים שכל הנתונים הרלוונטים שיעזרו לנציגי המכירות יהיו מעודכנים באופן אוטומטי, ושום מידע חשוב לא יתפספס בדרך. כל נציג מכירה ידע בדיוק מי מולו בזכות תיקי הלקוח המפורטים שנמצאים במערכת ה-CRM, ועל כן יוכל להכווין את השיחה באופן המיטבי שישפר את סיכוי המכירה. 

יתרון נוסף של מערכת מכירות  שכזאת הוא שבלחיצת כפתור ניתן לבצע פילוח לפי מאפיינים מבוקשים, למשל לכל מי שחוגג יום הולדת או ללקוחות מצטיינים, ולבצע את הפרוייקטים השיווקים בצורה יותר יעילה ומושכלת באמצעות דיוור ישיר. יתרה מזאת, כאשר משכילים להשתמש במערכת מכירות על בסיס CRM, הרי שגם המנהלים יכולים לנצל את העניין לטובתם ולהיות מעורים יותר בקלות באשר למגמות המכירה העדכניות ולקבל החלטות מושכלות בהתאם. ה- follow up אחר המכירות הוא כה חשוב, כך שמערכות CRM מתקדמות כוללות בתוכן גם את האפשרות לביצוע המעקב תוך שימוש בכלי בינה מלאכותית, מה שמאפשר לאפיין את התנהלות צוותי המכירות אל מול נתוני הלקוחות בזמן אמת. 

עבודה יעילה יותר של צוותי המכירות

חלק בלתי נפרד מהגדלת אחוז המכירות טמון כמובן ביעילות העובדים ושביעות הרצון שלהם מהמערכת עימה הם עובדים. באירגונים שבוחרים לעבוד עם מערכת מכירות עצמאית ובלתי תלויה, צוותי המכירות סובלים מסביבת עבודה מרובת ממשקים בדרך כלל. הם נדרשים לתמרן בין מערכת ניהול הלקוחות למערכת ניהול המשימות, המלאי והנהלת החשבונות לשם ביצוע תהליך מכירה מלא, מה שמגדיל את הסיכוי לטעויות. פעילות מסורבלת שכזאת כמובן שעלולה שלחבל בסיכויי המכירה, ועל כן רצוי לעבוד עם מערכת שכוללת בתוכה כבר את כל הממשקים הדרושים בסינכרון מושלם, ובמילים אחרות – מערכת מכירות שהינה חלק ממערכת CRM מתקדמת. 

מערכת שכזאת אף מסוגלת לחלק בעצמה את העבודה בין הצוותים השונים, לנתב את זרם העבודה בצורה יעילה, לזכור בדיוק לאילו לקוחות כבר בוצעה פנייה ולתזמן את העובדים לפנייה שנייה ושלישית, בהתאם למצב הטיפול הקיים. היעילות של מערכת מכירות שכזאת מתבטאת גם ביכולת של המנהלים להיות תמיד עם אצבע על הדופק, וביכולת שלהם לפקח על צוותי המכירה ולזהות אבטלה סמויה או לחץ על צוותים מסוימים, וזאת על ידי לחיצת כפתור פשוטה וצפייה בנתונים.

מה זה CRM? מדריך מקוצר

כמנהלי ארגון אתם בוודאי יודעים שהקשר שלכם עם הלקוחות הוא הדבר החשוב ביותר לארגון שלכם, וכי ישנן מערכות רבות שאמורות לעזור לכם בכך. בשורות הקרובות נכיר לכם את המערכת שהכי כדאי לעבוד איתה כאשר מעוניינים במערך קשרי לקוחות מסודר, ואנחנו מדברים על מערכת CRM ייעודית. מה זה CRM? הישארו עימנו ומייד תבינו. 

אז מה זה CRM?

מערכת CRM (קיצור של customer relationship management) היא הדבר הכי טוב שיקרה לארגון שלכם. מדובר במערכת שמלווה את כל תהליכי השירות, המכירה והתמיכה שלכם מול הלקוחות, ולמעשה מהווה את כלי התקשורת המרכזי שלכם עימם. באמצעות המערכת תוכלו להקים תיק וירטואלי עבור כל לקוח ובו כל הנתונים עליו, פרטים אישיים, היסטוריית התקשרויות, רכישות ופניות. כשכל הנתונים נמצאים במערכת אחת מסודרת, הרי שהנציגים שלכם יוכלו לעבוד בצורה יעילה יותר, אתם כמנהלים תוכלו לדעת תמיד את מצב העניינים בארגון, לקבל החלטות מושכלות בהתאם, ובסופו של דבר התפוקה תעלה והארגון ימקסם את יכולותיו. 

האם באמת צריך מערכת CRM בארגון?

"מה זה CRM? אני לא זקוק לזה" – מנהלים רבים חשבו כך בעבר, אבל מרגע שהבינו יותר לעומק את המשמעות של מערכת שכזאת בארגונם והתנסו בה בפועל, הם כבר לא יכלו לחזור לאחור. למשל, האם ידעתם כי רק עם מערכת CRM תוכלו להעניק ללקוחותיכם שירות אישי וממוקד? שכן מרגע תחילת השיחה נותן השירות שלכם כבר יימצא בתיק הלקוח עם זמינות מלאה לכל המידע הנדרש? המערכת יודעת לזהות אוטומטית את הלקוח באמצעות מספר הטלפון או ת.ז, וניתן להתחיל לתת שירות מיידי. 

וזה עוד לא הכל! עם מערכת CRM תוכלו לצפות במגמות רכישה (מי רכש, מתי, דרך מי), לשלוח בקלות דיוור רלוונטי לקבוצת לקוחות ספציפיים, לנהל את הקמפיינים השיווקיים בצורה מושכלת יותר, ואף לעקוב אחרי קצב ההתקדמות של צוותי השירות והמכירה שלכם. באופן זה תוכלו לדעת אם קיימת אבטלה סמויה או לחלופין, עומס על צוותים כאלו ואחרים. תוכלו לשייך אל הצוותים משימות, לקבוע את לוחות הזמנים ולקבוע נהלי עבודה מסודרים למען מיזעור הסיכוי לטעויות. בסופו של דבר, מערכת CRM טובה עוזרת לעובדים לעבוד מהר יותר, כך שיעילותם עולה וההוצאות התפעוליות של הארגון פוחתות. 

עוד אפשרות מעניינת שתציע לכם מערכת CRM מתקדמת היא הקמה של תיקים גם עבור לקוחות פוטנציאליים (לידים), מה שיכול לעזור רבות בתזמון הפניות, מניעת כפילויות והגברת המכירות. לא נשמע נהדר? אז בפעם הבאה שתשמעו את השאלה מה זה CRM?  - אנחנו בטוחים שכבר תדעו מה לענות...

Microsoft dynamics - הדגשים החשובים

אחת התוכנות המובילות של מייקרוסופט בתחום העסקי היא Microsoft dynamics, מערכת ה- ERP וה- CRM המובילה בעולם. עסקים וחברות בכל העולם כבר משתמשים בה והיא כוללת את כל המרכיבים הדרושים לניהול לקוחות ברמה גבוהה. יחד עם זאת, חשוב לשים לב למספר דגשים לפני שרוכשים את המערכת, ולהלן הם לפניכם. 

תהליך חיפוש ספק התוכנה

על מנת להצטרף לסיפור ההצלחה של Microsoft dynamics עליכם ראשית כל לוודא כי אתם אכן מקבלים את התוכנה המקורית, דבר שאין מה לחשוש לגביו כל עוד מתקשרים עם חברות שהן שותפות עסקיות של מייקרוסופט אשר מקבלות את האישור של החברה לשווק את המוצר. על כן דרשו לראות הוכחות ברורות לעניין ותוכלו לצאת לדרך בלב שקט ולהתמקד בשאר הדגשים. 

תהליך האפיון

התוכנה המצויינת של מייקרוסופט היא למעשה פלטפורמה שניתנת להתאמה אישית  בהתאם לצרכי הלקוח. התוכנה אומנם מותקנת אצל לקוחות רבים בעולם אך מה שלקוח אחד מקבל אינו בהכרח זהה או דומה למה שמתקבל אצל אחר. מבחינתכם הדבר אומר שבהנחה שהקפדתם להתקשר עם חברה אמינה, אתם יכולים להיות בטוחים כי תהליך רכישת התוכנה יבוצע רק לאחר ביצוע אפיון מלא של הצרכים שלכם. 

תהליך האפיון של  Microsoft dynamics אינו יכול להתבצע מרחוק כי אם אלא במקום העבודה עצמו, במחלקות השונות תוך ביצוע ראיונות (של עובדים ומנהלים גם יחד) והדגמות בשטח. התהליך כולל השוואה למערכת הקיימת וביצוע תיאום ציפיות עם העובדים והמנהלים בכל הדרגים. רק בצורה זו ניתן להתאים את כל רכיבי המערכת לארגון המסויים שלכם, מה גם שתהליך עבודה שכזה עוזר למניעת התפתחות התנגדויות ומקדם הטמעה מהירה ומוצלחת.

תהליך ההטמעה 

ההטמעה של התוכנה מתבצעת בדרך כלל בשני שלבים, כאשר האחד מוקדש להתנסות פעילה במערכת עם חלון זמן לביצוע שינויים והשני, למה שקרוי עבודה בזמן אמת בתפקוד מלא. בזמן ההטמעה המערכת למעשה כבר מתחילה ללמוד על הלקוחות הקיימים של הארגון ולהדגים מיכולותיה לבצע אנליזות מסובכות שמוצגות בצורה אינטואיטיבית וקלה להבנה בגרפים וטבלאות.

כמובן ש- Microsoft dynamics, כשמה כן היא, דינאמית וגמישה לשינויים ופיתוחים. חברות שהן שותפות עסקיות של מייקרוסופט רשאיות לפתח בכל עת יישומים ופלאג-אינס חדשים עבור התוכנה, בהתאמה אישית ללקוחות. יתרון נוסף של התוכנה הוא יכולתה לעבוד בענן (אין צורך בהתקנה על גבי מחשבים) וכמו כן, האפשרות להסתנכרן עם שאר מערכות מייקרוסופט (Office, Sharepoint ועוד) בקלות וביעילות רבה.